Selon la loi, lorsque vous optez pour le paiement des charges locatives récupérables par provision, vous devez procéder à une régularisation annuelle des charges.
L’opération consiste à prendre en compte les charges réelles pour ajuster le montant dû par le locataire. Quelles sont les règles légales à respecter pour mener à bien cette opération ?
On vous dit tout dans cet article.
C'est quoi exactement la régularisation des charges ?
Certaines charges locatives peuvent être répercutées sur le locataire, car elles sont liées directement à son utilisation.
On les appelle les charges récupérables (par opposition aux charges non récupérables qui sont à la charge exclusive du bailleur).
Elles sont payées chaque mois par le locataire sous forme de provision (ou sous la forme d’un forfait dans une location meublée) dont le montant est calqué sur les dépenses de l'année précédente.
Un décompte annuel établit le montant réel des dépenses engagées.
Deux scénarios peuvent alors avoir lieu :
- Le montant total des provisions payées par le locataire est inférieur au montant réel. Dans ce cas, il doit verser un complément pour combler la différence.
- Le montant est supérieur au montant des provisions. Dans ce cas, c'est le propriétaire qui doit reverser l'excédent au locataire.
C'est cette opération réalisée une fois par an qu'on appelle la régularisation des charges.
Les charges récupérables auprès du locataire
Le décret N°87-713 prévoit la liste des charges récupérables. Leurs modalités diffèrent selon qu'il s'agit d'une location nue ou d'une location meublée :
En location nue
En location nue, la liste des charges récupérables peut être répartie en trois catégories :
Les charges liées au logement et à l'usage de l'immeuble
Elles englobent :
- Les frais liés aux installations individuelles comme la distribution d'eau et le chauffage
- L'eau nécessaire à l'entretien courant des parties communes
- Les dépenses liées à l'achat de produits d'entretien des parties communes
- Les charges liées aux équipements communs comme l'éclairage commun et les équipements de sécurité
- L'énergie
Les dépenses liées à l'entretien courant des parties communes
Cette catégorie de dépenses englobe notamment les frais d’entretien courant et les petites réparations de l'ascenseur :
- Petites réparations de la cabine
- Vérification réglementaire
Les réparations dans les parties communes intérieures :
- Halls
- Couloirs
- Escaliers
Enfin, les réparations extérieures :
- Parkings
- Espaces verts
- Etc.
Les taxes récupérables
Vous pouvez notamment demander au locataire le remboursement de la redevance d'assainissement liée à l'utilisation des égouts et la taxe d'enlèvement des ordures ménagères.
En location meublée
Les charges récupérables en location meublée sont identiques à celles de la location nue. Seules leurs modalités de paiement différent. En location meublée, en effet, il existe deux méthodes pour le paiement des charges par le locataire :
- Le forfait de charges. Un montant forfaitaire mensuel fixé à l’avance est payé par le locataire en même temps que le loyer. Celui-ci ne fait l'objet d'aucune régularisation.
C'est une méthode appréciée par les propriétaires pour sa simplicité. Encore faut-il être bien réaliste sur le montant fixé.
- La provision mensuelle pour charges comme en location nue. Elle fait l'objet d'une régularisation annuelle.
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Comment récupérer les charges auprès de son locataire ?
Voici les modalités pour récupérer les charges en tant que propriétaire.
Utiliser la provision sur charges
Il s'agit de fixer une somme que le locataire devra s'acquitter mensuellement, en sus du loyer.
Son montant est calculé sur la base de la dernière régularisation annuelle en date ou en s'inspirant du budget prévisionnel en copropriété.
Faire une régularisation annuelle
La régularisation annuelle, comme son nom l'indique, doit avoir lieu une fois par an.
Il s'agit alors de comparer le montant total payé par le locataire avec le décompte final des dépenses réellement engagées.
Pour ce faire, il faut alors, dans un premier temps, calculer le montant total des charges locatives mensuelles payées par le locataire. Si ce montant total est supérieur au montant des charges réelles, le bailleur doit lui reverser l'excédent.
Si, dans le cas contraire, ce montant total est inférieur, c'est le locataire qui doit régler la différence.
Vous ne pouvez pas régulariser avec un forfait de charges en meublé
Nous avons vu que dans une location meublée, vous pouvez choisir un règlement par provision comme en location nue ou fixer un forfait de charges.
Dans ce dernier cas, le contrat de bail prévoit une indexation annuelle basée sur l'IRL (Indice de référence des loyers). Dans ce cas, le bail doit aussi préciser si les charges sont réglées au réel ou au forfait.
Dans le cas d'un règlement par forfait, aucune régularisation ne peut avoir lieu. Même s'il s'avère que le bailleur a reçu un trop-perçu ou si les charges versées ne sont pas suffisantes, aucun du locataire ou du propriétaire ne peut réclamer une régularisation.
De même, le locataire ne peut exiger de pièces justificatives de la part du propriétaire.
Les obligations du propriétaire
Voici les obligations du propriétaire dans le cadre de la régularisation des charges :
Envoyer au locataire le décompte des charges chaque année
Un mois avant la date prévue pour la régularisation annuelle, le propriétaire doit envoyer un état de décompte des charges locatives réelles au locataire, avec les justificatifs correspondants.
Il doit également indiquer le mode de répartition de ces charges entre les logements pour une copropriété.
Lui mettre à disposition les pièces justificatives
Les pièces justificatives servent à attester de la sincérité du décompte fourni par le propriétaire.
C'est donc sur elles que repose toute éventuelle réclamation du locataire d'obtenir le remboursement d'éventuels trop-perçus auprès du propriétaire.
Le propriétaire a pour obligation de mettre ces pièces à la disposition du locataire pendant un délai de 6 mois.
Les droits des locataires dans la régularisation
Les locataires ont certains droits dans le cadre de la régularisation annuelle :
Consulter les justificatifs de charges
C’est la loi du 6 juillet 1989 qui garantit au locataire le droit à la transparence dans le processus de régularisation annuelle. Il a ainsi le droit de consulter les factures, relevés et autres justificatifs liés aux charges récupérables.
De son côté, le propriétaire doit mettre à la disposition du locataire tous ces justificatifs durant au moins 6 mois à compter de l’envoi du décompte des charges.
Quel délai pour contester la régularisation des charges ?
Un délai de prescription légale a été institué par la loi ALUR pour les charges locatives non récupérées. Il est de 3 ans. C’est ce même délai qui s’applique pour contester la régularisation des charges.
Il peut arriver en effet que le locataire n’adhère pas au décompte transmis par le propriétaire pour l’une des raisons suivantes :
- Absence de justificatifs présentés par le bailleur
- Prise en compte de charges non récupérables. Il peut arriver que le bailleur inclut des dépenses qui ne peuvent pas être répercutées sur le locataire. C’est le cas par exemple des travaux d’amélioration du logement ou portant sur la structure du bâtiment.
- Erreurs de calcul. Dans une copropriété, il se peut que la répartition des charges entre les logements ait été entachée d’erreurs.
Comment contester ?
Le cas échéant, le locataire peut tenter de faire une contestation à l’amiable en signalant le problème au bailleur par lettre recommandée avec accusé de réception.
Si aucun accord n’est trouvé, il peut saisir la Commission départementale de conciliation (CDC) ou, en dernier recours, saisir le tribunal d’instance compétent.
Il faut savoir que le propriétaire peut aussi faire une saisine auprès de la justice si le locataire ne règle pas les charges régularisées.
Il peut ainsi le poursuivre pour impayés de charges, voire invoquer la clause résolutoire pour impayés. Au même titre que le locataire, il dispose également d’un délai légal de 3 ans pour agir.
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En résumé, la régularisation des charges est une opération critique aussi bien pour le bailleur que le locataire. Encore faut-il le faire dans les règles de l’art pour éviter tout litige en respectant les délais légaux et en conservant tous les justificatifs nécessaires. Bevouac vous conseille et vous accompagne pour gérer au mieux votre investissement locatif pour une rentabilité optimale.
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